Reto 4 - Diseña colaborativamente tu proyecto público

http://www.valencia.es/transparenciaspl/es/web/junta-central-fallera/inicio

Paso 1: Identificación del Proyecto

Proyecto seleccionado

Actualización y modernización del portal de transparencia de la Junta Central Fallera de Valencia. (Organismo autónomo del Ayuntamiento de Valencia que gestiona la fiesta de las fallas).

Justificación

Tanto el portal como la información en el contenida necesitan un buen ajuste de chapa y pintura, así como de motor, si utilizamos al argot de la mecánica para referirnos a este contenedor de información.

El personal de este organismo lo cubren entre unos pocos funcionarios y falleros voluntarios que con diferentes perfiles ocupan el resto de la diversidad de los cargos de la Junta Central Fallera. Y no quiero decir que por ser voluntarios no cumplan con sus cometidos, todo lo contrario, cumplen y con creces para que todo lo relacionado con el ámbito de la fiesta salga adelante, aunque, en este aspecto, sin saber exactamente sobre quien recae esta responsabilidad, he encontrado bastantes carencias en cuanto a la actualización de la información, la forma de presentarla y aunque la estructura cumple a duras penas con la normativa, es desde luego infinitamente mejorable.

Para poner en contexto el organismo, os diré que se compone en un 98 % de personal voluntario que quiere trabajar por la fiesta de las fallas y en un 2% por funcionarios del Ayuntamiento que se encargan de tareas de alto nivel, como la fiscalización, gestiones de alto nivel burocrático y un par de auxiliares de administrativo que están allí siempre de guardia.

Paso 2: Mapa de Actores

Funcionarios del Ayuntamiento

Personal del Ayuntamiento de Valencia responsable de las áreas de Transparencia, Informática, Gobierno Abierto o similares.

Miembros de la JCF

Personal de la JCF responsables de las áreas de informática y secretaría, porque no conozco ningún área nativa para la Transparencia.

Beneficiarios directos

Todas las fallas a las que les gustaría poder tener acceso la información actualizada de una forma clara y fácil para compartirla con sus falleros en las reuniones mensuales.

Beneficiarios indirectos

Otras instituciones festivas, ONGs, Organizaciones in ánimo de lucro, Fundaciones, etc.

Proveedores de servicios

Empresas proveedoras de todo tipo de servicios susceptibles de prestarse en esta entidad: software, tecnología, materiales, consumibles, etc.

Paso 3: Plan de Participación Colaborativa

Objetivo

Diseñar un nuevo portal de Transparencia que sea fácil de localizar, integrado con el entorno del portal de la propia JCF, accesible, con la información bien estructurada, de fácil localización y sobre todo con datos actualizados.

Fase de Diagnóstico

• Encuestas y Entrevistas

Trabajo de recopilación de información entre los responsables del Ayuntamiento y de la JCF para delimitar los ámbitos de responsabilidad de aportación de la información en cada uno de los ámbitos. Esto se haría con unos cuestionarios básicos.

• Aspectos Técnicos

Aunque la base tecnológica la proporciona el Ayuntamiento, en esta parte del diagnóstico habría que reunirse con el actual proveedor de servicios del portal para evaluar las posibilidades de actualización antes de contar con otros proveedores de servicios similares buscando un cambio de herramienta.

Fase de Diseño Grupos Focales

Una vez puesta en marcha la fase anterior, crearíamos grupos focales con 1 representante de cada uno de los grupos de actores distintos. Es fundamental llegar a conclusiones con la retroalimentación de funcionarios, voluntarios, empresas, etc.

Fase de Implementación

Aportes de los Actores

Talleres de Co-Creación: Reuniones a varias bandas con una representación de cada uno de los grupos de actores para poner en común las visiones y poder empezar a planificar sin obviar detalles.

Voluntarios y funcionarios de JCF: Conocen los procesos internos y las necesidades diarias, proporcionando información clave para un diseño funcional y práctico.

Fallas y falleros: Ofrecen una perspectiva desde el punto de vista del usuario final, asegurando que el sistema sea intuitivo, útil y fácil.

Proveedores de servicios: Aportan experiencia técnica y soluciones tecnológicas innovadoras.

Beneficiarios indirectos: Aportan una visión externa que puede identificar necesidades no evidentes para los usuarios habituales.

Empresas auxiliares: Contribuyen con infraestructura y apoyo técnico para asegurar el correcto funcionamiento del sistema. 

• Prototipo - Pruebas

Preparar un prototipo del nuevo portal para dárselo en pruebas a una muestra de los usuarios finales y a todos los actores que hayan participado en el desarrollo. Tanto los actores como la muestra de usuarios finales deberán aportar retroalimentación en base a unos cuestionarios.

•  Formación

Se preparará un plan de formación dimensionado para los siguientes perfiles:

• Falla
• Miembro de JCF
• Ciudadano
• Fallero

Fase de Evaluación y Ajuste

• Evaluación Continua

Monitorear el uso del sistema y realizar ajustes basados en la retroalimentación recibida.

• Encuestas de Satisfacción

Continuar realizando encuestas periódicas a los usuarios y al personal para asegurar que el sistema siga siendo relevante y eficiente.

Reflexiones

• Aspectos Positivos

Involucrar a múltiples actores asegura que el sistema refleje verdaderamente las necesidades y deseos de las partes involucradas.

Promueve un sentido de pertenencia y compromiso entre los usuarios y el personal de la JCF.

•  Aspectos Negativos

Este proceso participativo se puede alargar en el tiempo y puede requerir una coordinación minuciosa.

Es más que posible que sean necesarios más recursos de los estimados inicialmente para facilitar la participación y para la implementación de las mejoras sugeridas y también es posible que no podamos contar con ellos.

Las probabilidades de conflicto entre las diferentes partes estarán a la orden del día.